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Email-Guide

Wie im richtigen Leben gibt es auch für die Email-Kommunikation einige Regeln, die zu beachten sind, um nicht unangenehm aufzufallen. Leider werden diese Regeln immer häufiger missachtet, so dass diese Seite einige Anhaltspunkte für einen sinnvollen Umgang mit dem Medium geben will.
Da aber alles seine Grenzen hat und nicht universal angewendet werden kann, beachten Sie bitte auch das Schlusswort.

Bitte benutzen Sie die Übersicht rechts, um direkt zu einzelnen Kapiteln zu springen.

1. Keine HTML-Mails!
Versenden Sie keine Mails im HTML-Format, auch wenn bunte Farben, tolle Schriften und viele Bilder verlockend erscheinen.
Viele Email-Programme können diese Emails nicht richtig darstellen. Außerdem wird die Email nur unnötig aufgebläht, ohne einen deutlichen Mehrwert zu bringen.

Versenden Sie stattdessen Ihre Email-Nachrichten als "Nur Text" oder "Plain Text" und denken Sie daran, den Zeilenumbruch auf die üblichen 72 Zeichen pro Zeile einzustellen.

2. Aussagekräftiger Betreff!
Versenden Sie Emails immer mit einem knappen, aber passenden Text in der Betreffzeile.
Nur so kann der Empfänger der Email sofort erkennen, was das Thema der Mail ist oder ob sie wichtig ist. Außerdem kann er sie so von Spam unterscheiden.

Schreiben Sie nicht:
Treffen!
sondern stattdessen:
Geschäftstreffen um 15.00 Uhr am Bahnhof

Sollten Sie beim Antworten einer Mail das Thema wechseln, so wechseln Sie auch den Betreff.

3. Richtig antworten!
Das korrekte Antworten auf Emails ist eine der schwersten Disziplinen. Besondere Beachtung verlangen der Einleitungssatz, die Position der Antwort sowie das richtige Zitieren.
  • Der Einleitungssatz sollte das Datum und die Zeit sowie den ursprünglichen Sender enthalten. Mehr ist nicht sinnvoll. Dir meisten Emailprogramme erstellen einen solchen Text automatisch.
    Es genügt ein Satz wie:
    Max Mustermann schrieb am 11. Juni 2003:
  • Die Position der Antwort: Übernimmt man Teile der Originalnachricht, so antwortet man grundsätzlich unter dem Orginaltext. Immer häufiger sieht man Antworten, an die die Originalnachricht angehängt ist. Dies ist aber weder sinnvoll noch üblich, weil so kein direkter Bezug hergestellt werden kann.
    Ergibt sich beim Antworten, dass kein Text der Originalnachricht benötigt wird, löscht man sie am besten ganz, anstatt sie komplett anzuhängen.
  • Man zitiert richtig, indem man den Originaltext kürzt und nur die Teile stehen lässt, auf die man sich bezieht.
    Das bedeutes Folgendes: Zunächst wird die Nachricht soweit gekürzt, dass nur noch genau der Text zu sehen ist, auf den man sich bezieht. Nun fügt man seine Antwort zu genau diesem Thema direkt unter dem Zitat ein. Danach folgt dann das nächste Zitat, zu dem man seine Antwort wiederum unter den Text schreibt. Jeder weitere Text wird gelöscht.
    Dies hat den Vorteil, dass der Leser genau weiß, worauf sich der Antwortende bezieht. Hierbei gilt das Motto: Man zitiert maximal soviel Text, wie man selber hinzufügt. Eine ideale Antwort sieht also wie folgt aus:
    Max Mustermann schrieb am 11. Juni 2003:
    
    > Deswegen werde ich leider nicht am Grillabend
    > teilnehmen können.
    
    Schade, aber vielleicht kannst du ja beim nächsten
    Mal kommen. Vielleicht wollen wir uns schon nächste
    Woche treffen.
    
    > Wir sehen uns am Montag!
    
    Ja, ich werde wie versprochen um 15.00 Uhr da sein.
    

4. Vorsicht mit Anhängen!
Schicken Sie keine zu großen Anhänge.
Das kann zu Problemen beim Empfänger führen: Sein Postfach wird schnell (zu) voll und der Download kostet Zeit und damit Geld. Nicht jeder Email-Benutzer hat eine Highspeed-Verbindung oder eine Flatrate.

Versenden Sie stattdessen Attachments nur bis zu einer Größe von ca. 500 KByte. Sollten Sie dennoch eine größere Datei verschicken müssen, fragen Sie den Empfänger vorher.

Zu beachten ist auch das Dateiformat der Anhänge. Formate von Microsoft Office (R) sind oft unnötig groß; und können Viren enthalten. Daher besteht die Gefahr, dass der Empfänger sie nicht öffnet. Als Alternative bietet sich das Format .rtf an, das auf allen Plattformen gelesen werden kann und keine Viren enthalten kann.

5. Kurze Signaturen!
Falls Sie eine Signatur verwenden, benutzen Sie maximal vier Zeilen.
Eine Signatur wird durch eine Zeile eingeleitet, die nur die Zeichen "-- " (Strich Strich Leer) enthält. Unterhalb dieser Zeile beginnt die Signatur, die allerlei Daten wie Name und Email-Adresse enthalten kann.

Es ist üblich, die Signaturen auf maximal vier Zeilen zu beschränken, damit sie nicht länger als die eigentliche Mitteilung sind. Allerdings ist es hier im Geschäftsverkehr üblich, eine längere Signatur anzuhängen.

6. Keine Kettenbriefe!
Verschicken Sie niemals Kettenbriefe, auch wenn Sie dazu aufgefordert werden.
In Kettenbriefen wird Ihnen Glück versprochen oder Unglück angedroht, falls Sie die Email nicht an eine bestimmte Zahl an Personen oder an ihr gesamten Adressbuch weiterleiten.
Leider wird dadurch nicht nur wertvolle Zeit der Empfänger verschwendet, sondern auch das Netzwerk bzw. die Mailserver stark belastet. Dadurch wird der wichtige Datenverkehr behindert.

Deswegen leiten Sie Kettenbriefe bitte nie weiter und weisen den Sender eventuell auch darauf hin, dass Sie keine solchen Emails empfangen möchten.

7. Deutlicher Stil!
Schreiben Sie in einem klaren Stil.
Bei der Kommunikation per Email kann der Empfänger nur den Text lesen. Wichtige Informationen wie Gestik, Mimik oder Tonfall fehlen ihm zur Beurteilung der Aussagen. Das kann dazu führen, dass Ihre Intention nicht immer sichtbar wird oder dass der Emfpänger z.B. Ironie nicht erkennt.

Aus diesem Grund sollten Sie möglichst deutlich schreiben. Verwenden Sie im Zweifelsfall Smileys oder Emoticons (z.B. ;-) für Augenzwinkern) in privaten Emails. Gebrauchen Sie diese aber in Ma?en, da ein übermäßiger Gebrauch unprofessionell wirkt. In geschäftlichen Emails sind sie allerdings absolut tabu!

8. Mehrere Empfänger?
Wenn Sie eine Email an mehrere Empfänger schicken, schreiben Sie die Adressen in das BCC-Feld.
Bei internen geschäftlichen Projekten ist es nicht weiter schlimm, wenn die Email-Adressen veröffentlicht werden, anders ist dies jedoch, wenn Sie eine Mail an mehrere Empfänger schicken, die sich entweder nicht kennen oder aber keinen direkten Bezug haben. Nicht jeder möchte, dass seine Mailadresse ungefragt weiterverbreitet wird.

Deshalb schreiben Sie bei einer solchen Mail Ihre eigene Adresse in das To-Feld und alle anderen in das BCC-Feld für Blindkopien. Das sieht professionell aus und verrät nicht die Adressen der Empfänger.

Schlusswort



Nachträglich muss man natürlich dem Leser dieser Seite zugestehen, dass diese Regeln lediglich auf Erfahrung und Tradition beruhen. Nirgendwo ist festgelegt, wann eine Email korrekt geschrieben ist und wann nicht.
Dennoch beschreibt dieses Dokument, wie üblicherweise das Medium "Email" gehandhabt wird. Beachten Sie diese Regeln, werden Sie kaum in ein Fettnäpfchen treten. Sollte es aber z.B. in Ihrer Firma üblich sein, Antworten über das Zitat zu schreiben, so sollen Sie nicht davon abgehalten werden. Bei unbekannten als auch bei bekannten Empfängern ist es aber höflich und zuvorkommend, diese Regeln zu beachten, weil dadurch Zeit und Geld gespart wird.

Übersicht
1. Keine HTML-Mails!

2. Aussagekräftiger Betreff!

3. Richtig antworten!

4. Vorsicht mit Anhängen!

5. Kurze Signaturen!

6. Keine Kettenbriefe!

7. Deutlicher Stil!

8. Mehrere Empfänger?

Schlusswort

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